Digitaler Wandel bei Arbeitsverträgen: Digitale Unterschriften rechtssicher nutzen – so geht’s

Warum digitale Signaturen jetzt wichtiger sind denn je

Hybrides Arbeiten, mobiles Onboarding, digitale Unterweisungen – Unternehmen stehen zunehmend vor der Aufgabe, Dokumente schnell, sicher und rechtskonform unterschreiben zu lassen.

Die gute Nachricht: Digitale Signaturen sind in der EU längst gesetzlich geregelt. Die weniger gute: Nicht jede digitale Unterschrift ist für jeden Zweck gleich geeignet.
In diesem Beitrag erklären wir die Unterschiede zwischen EES, FES und QES, zeigen, welche Signaturart Sie für welches Dokument benötigen, und geben Tool-Empfehlungen speziell für KMU.

Hinweis: Die hier dargestellten Informationen beziehen sich auf das Jahr 2025. Wir versuchen, die Informationen aber so aktuell wie möglich für Sie zu halten!

Inhaltsverzeichnis

1. Grundlagen: EES, FES, QES – einfach erklärt

2. Welche Signatur für welches Dokument?

3. Arbeitsverträge & Co.: Rechtliche Besonderheiten

4. Prozess: Vom Dokument zum rechtswirksamen Arbeitsvertrag

5. Fallbeispiel: Einsparpotenziale durch digitale Signaturen und Dokumentenprozesse

6. Tools im Vergleich – Unsere Empfehlungen für KMU (10-250 MA)

7. Fazit: Digitale Signaturen – Effizienz, Sicherheit und passende Lösungen für jedes KMU

1. Grundlagen: EES, FES, QES – einfach erklärt

Bevor man digitale Signaturen im Unternehmen gezielt einsetzt, ist es wichtig zu verstehen, dass nicht jede elektronische Unterschrift gleich funktioniert – und schon gar nicht die gleiche rechtliche Wirkung hat.

Die EU unterscheidet nach der eIDAS-Verordnung drei Stufen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Jede Stufe bietet einen anderen Grad an Sicherheit, Beweiswert und rechtlicher Bindung.Wer weiß, welche Signatur für welchen Anwendungsfall nötig ist, vermeidet unnötige Kosten und rechtliche Fallstricke – und kann Prozesse passgenau gestalten.

Stand 08/2025

2. Welche Signatur für welches Dokument?

Die Wahl der richtigen Signaturart ist kein Bauchgefühl, sondern hängt direkt vom rechtlichen Rahmen und dem Zweck des Dokuments ab. Während für manche Unterlagen eine einfache elektronische Signatur völlig ausreicht, erfordern andere – etwa formpflichtige Verträge – zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wer hier den Überblick behält, spart Zeit, Geld und im Ernstfall teure Rechtsstreitigkeiten. Die folgende Übersicht zeigt praxisnah, welche Signatur Sie für welches Dokument einsetzen sollten – und wo Sie lieber auf Nummer sicher gehen.

Stand 08/2025

3. Arbeitsverträge & Co.: Rechtliche Besonderheiten

In Deutschland gilt:

4. Prozess: Vom Dokument zum rechtswirksamen Arbeitsvertrag

Der Weg von der Vertragserstellung bis zur rechtsgültigen Unterschrift lässt sich mit digitalen Signaturen klar strukturieren – ob mit oder ohne Cloudlösung. Entscheidend ist, den rechtlich passenden Signaturtyp zu wählen und den Prozess sauber zu dokumentieren.

Praxisbeispiele: So setzen Unternehmen die Signaturen ein

5. Fallbeispiel: Einsparpotenziale durch digitale Signaturen und Dokumentenprozesse

Unternehmen:
Am Beispiel eines Ingenieurbüros, mit 200 Mitarbeitenden.

So wird eingespart – Beispielhafter Ablauf mit Tool-Einsatz:

6. Tools im Vergleich – Unsere Empfehlungen für KMU (10–250 MA)

Für KMU zwischen 10 und 250 Mitarbeitenden haben sich folgende Lösungen für digitale Signaturen besonders bewährt:

Yousign: Zeit sparen bei Ihren Unterschriftsprozessen Jetzt durchstarten und Unterschriftsanfragen im Handumdrehen versenden

1. Yousign

Yousign ist eine Cloud-basierte Plattform für elektronische Signaturen, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist. Die Software zeichnet sich durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche, einfache Navigation und ein schnelles Onboarding aus – selbst ohne technische Vorkenntnisse sind neue Nutzer in wenigen Minuten startklar.

Besonders im HR-Bereich und beim Onboarding neuer Mitarbeitender spielt Yousign seine Stärken aus: Verträge lassen sich direkt im System vorbereiten, an eine oder mehrere Personen versenden und ohne Medienbruch elektronisch unterzeichnen. Die Plattform unterstützt einfache (EES) und fortgeschrittene Signaturen (FES) sowie – über Partner – auch qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die für formstrenge Verträge oder bestimmte gesetzliche Vorgaben erforderlich sind.

Yousign ist vollständig Cloud-basiert und lässt sich über den Browser oder mobile Endgeräte nutzen. Neben dem kostenpflichtigen Einstiegspaket ab 9 € pro Monat bietet der Anbieter auch ein kostenloses Modell an, das zwei Signaturanfragen pro Monat umfasst – ideal, um die Software zunächst im kleinen Rahmen zu testen.

Durch die Kombination aus fairen Preisen, intuitiver Bedienung und flexiblen Signaturarten ist Yousign besonders attraktiv für KMU, die eine schlanke und zuverlässige Lösung für digitale Vertragsprozesse suchen.

Nachteile

Skribble: Die erste Wahl von über 4.000+ Unternehmen in Europa mit höchsten Ansprüchen an Datenschutz

2. Skribble

Skribble ist eine E-Signaturplattform mit Fokus auf höchste Datenschutzstandards und einfache Bedienung. Das Unternehmen mit Sitz in der Schweiz betreibt seine Server ausschließlich in der Schweiz und der EU, was für vollständige DSGVO-Konformität sorgt. Skribble unterstützt alle drei Signaturarten – einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) – und deckt damit das gesamte rechtliche Spektrum der eIDAS-Verordnung ab.

Die Plattform ist besonders interessant für Unternehmen, die regelmäßig rechtlich relevante und vertrauliche Dokumente unterzeichnen müssen – beispielsweise in der Rechtsberatung, im Gesundheitswesen, im Finanzsektor oder bei Behörden. Dank einer intuitiven Oberfläche und klaren Prozessen können auch weniger technikaffine Nutzer schnell produktiv arbeiten.

Skribble ist Cloud-basiert und kann sowohl über den Browser als auch mobil genutzt werden. Für die Erstellung von QES erfolgt die Identifikation über zertifizierte Verfahren wie Video-Ident oder eID, sodass die Signaturen den höchsten Beweiswert besitzen.

Preislich startet Skribble ab 9 € pro Monat, wodurch sich die Lösung auch für mittelständische Unternehmen mit moderatem Signaturbedarf lohnt. Größere Unternehmen profitieren von skalierbaren Plänen und API-Integrationen, um Signaturprozesse direkt in bestehende Systeme zu integrieren.

Nachteile

Acrobat Sign: Sie arbeitet mit gängigen Business-Programmen wie Microsoft, Salesforce und Workday zusammen, bietet branchenspezifische Compliance sowie erweiterte Authentifizierung von Unterzeichnenden.

3. Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign ist die E-Signaturlösung aus dem Hause Adobe und nahtlos in die Acrobat- und PDF-Workflows integriert. Die Software unterstützt einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und – über zertifizierte Partner – auch qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Unternehmen profitieren von einer klaren Benutzeroberfläche, automatisierten Workflows, Vorlagen, Statusverfolgung, Erinnerungsfunktionen und der Möglichkeit, das eigene Branding einzubinden.

Da Adobe Acrobat Sign vollständig Cloud-basiert ist, lässt es sich bequem über den Webbrowser oder mobile Apps nutzen – eine lokale On-Premise-Version wird nicht angeboten. Besonders geeignet ist die Lösung für Unternehmen, die bereits mit Adobe Acrobat oder Microsoft Office arbeiten, da sich die Signaturprozesse direkt in bestehende Anwendungen integrieren lassen.

Preislich liegt Acrobat Pro, inklusive aller Signaturfunktionen, bei 23,79 € pro Monat (Jahreslizenz). Für Unternehmen mit mehreren Nutzern bietet Adobe Team- und Enterprise-Lizenzen an, die je nach Funktionsumfang und Nutzerzahl variieren.

Nachteile

Signotec: Durch den Einsatz der elektronischen Signatur mit den Produkten von signotec können Prozesse nahezu in Echtzeit abgebildet werden.

4. Signotec SignoSign/2

Signotec SignoSign/2 ist eine lokal installierte Lösung des deutschen Herstellers Signotec für die Erfassung biometrischer fortgeschrittener elektronischer Signaturen (FES). Sie richtet sich an Unternehmen, die bewusst auf Cloud-Verarbeitung verzichten möchten und ihre Daten vollständig in der eigenen IT-Infrastruktur behalten wollen.

In Kombination mit hochwertigen Signotec-Unterschriftenpads oder Tablets erfasst die Software nicht nur die visuelle Unterschrift, sondern auch biometrische Parameter wie Schreibdruck, Schreibgeschwindigkeit und Stiftneigung. Diese Zusatzinformationen erhöhen den Beweiswert der Signatur erheblich und bieten eine starke rechtliche Absicherung im Streitfall.

Signotec SignoSign/2 ist besonders geeignet für häufige Vor-Ort-Unterschriften, beispielsweise bei Unterweisungsprotokollen, internen Freigabeprozessen oder Kundenvereinbarungen im Direktkontakt. Die vollständige Verarbeitung erfolgt lokal, sodass keine sensiblen Signatur- oder Dokumentendaten an externe Server übertragen werden – ein entscheidender Vorteil in Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen.

Mit einem Einstiegspreis ab einmalig 250 € entstehen keine laufenden Abonnementkosten, was die Lösung langfristig besonders wirtschaftlich macht. Für Unternehmen mit regelmäßigem Unterschriftenaufkommen vor Ort ist Signotec SignoSign/2 damit eine kosteneffiziente, datenschutzfreundliche und Made-in-Germany-Alternative zu Cloud-basierten Signaturdiensten.

Nachteile

D-Trust stellt als Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe rechtssichere und zertifizierte Vertrauensdienste wie digitale Zertifikate und elektronische Signaturen zur Verfügung.

5. D-Trust Sign-me

D-Trust Sign-me ist eine Signaturlösung des deutschen Vertrauensdiensteanbieters D-Trust, einem Tochterunternehmen der Bundesdruckerei. Das Tool ist spezialisiert auf qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und erfüllt damit die höchsten Anforderungen der eIDAS-Verordnung.

Ein besonderer Vorteil von Sign-me ist die flexible Bereitstellung: Die Lösung kann sowohl Cloud-basiert als auch lokal betrieben werden. Dadurch lässt sie sich nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integrieren und gleichzeitig an individuelle Datenschutzanforderungen anpassen.

Sign-me eignet sich ideal für formpflichtige Verträge – beispielsweise Arbeitsverträge mit vereinbarter Schriftform, Behördendokumente oder Registeranmeldungen – sowie für alle Anwendungsfälle, bei denen der höchste rechtliche Beweiswert erforderlich ist. Die Identifizierung der Unterzeichner erfolgt über zertifizierte Verfahren wie Video-Ident oder den neuen Personalausweis mit eID-Funktion.

Mit einem Einstiegspreis ab 50 € pro Jahr für ein Signaturzertifikat ist Sign-me besonders kosteneffizient, wenn QES nur punktuell benötigt werden. Gleichzeitig bietet die Lösung durch ihren Ursprung in der Bundesdruckerei ein hohes Maß an Vertrauen, Sicherheit und Rechtskonformität – „Made in Germany“.

Nachteile

7. Fazit: Digitale Signaturen – Effizienz, Sicherheit und passende Lösungen für jedes KMU

Digitale Signaturen sind längst mehr als ein technischer Trend – sie sind für kleine und mittlere Unternehmen ein entscheidender Hebel, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben. Entscheidend ist jedoch, das richtige Tool für den jeweiligen Anwendungsfall zu wählen und die Einführung sauber zu planen.

Für KMU zwischen 10 und 250 Mitarbeitenden gilt:

• Für einfache, schnelle Vertragsprozesse und HR-Onboarding sind Yousign oder Adobe Acrobat Sign ideal – intuitive Bedienung, flexible Signaturarten, schnelle Implementierung.

• Für rechtlich besonders sensible Dokumente oder hohe Datenschutzanforderungen ist Skribble die erste Wahl – DSGVO-konforme Speicherung in der Schweiz/EU, alle Signaturarten inklusive QES.

• Für häufige Vor-Ort-Unterschriften ohne Cloud empfiehlt sich Signotec SignoSign/2 – besonders mit Pad für biometrische FES mit hohem Beweiswert.

• Für formpflichtige Verträge (QES), wie Arbeitsverträge mit vereinbarter Schriftform oder Behördendokumente, ist D-Trust Sign-me ideal – höchste Rechtssicherheit „Made in Germany“ und sehr günstiger Einstieg.

Zeitaufwand für die Einführung

Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse ist die Implementierung einer E-Signaturlösung in wenigen Tagen bis wenigen Wochen realisierbar.

• Cloud-Tools wie Yousign, Skribble oder Adobe sind oft innerhalb von 1–3 Tagen einsatzbereit.

• Lokale Lösungen wie Signotec erfordern 1–2 Wochen für Installation, Hardwareeinbindung und Schulung.

• Bei QES-Lösungen (z. B. D-Trust) sollte zusätzlich Zeit für Identifizierungsprozesse eingeplant werden.

Unser Fazit in Kürze

Digitale Signaturen bieten KMU die Chance, ihre Geschwindigkeit, Kosteneffizienz und Rechtssicherheit massiv zu steigern. Wer die Einführung strukturiert angeht und die Lösung auf seine Prozesse abstimmt, profitiert sofort von schnelleren Abläufen, weniger Papierverbrauch und einer klaren Rechtslage. Mit WEMACON haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der die technische Umsetzung und rechtliche Absicherung gleichermaßen im Blick hat.

Unser Ansatz bei WEMACON

Als WEMACON unterstützen wir Unternehmen dabei, die passende E-Signaturlösung auszuwählen und optimal in bestehende Abläufe zu integrieren.
Unser Leistungspaket umfasst:

• Bedarfsanalyse: Ermittlung, welche Signaturarten (EES, FES, QES) in welchen Prozessen benötigt werden

• Tool-Auswahl: Empfehlung passender Anbieter anhand von Budget, Datenschutzanforderungen und Integrationstiefe

• Technische Integration: Einrichtung der Software, Schnittstellenanbindung und Prozessabbildung

• Schulung: Einweisung der Mitarbeitenden in die sichere und effiziente Nutzung

• Datenschutzberatung: Sicherstellung der DSGVO-Konformität, Erstellung der notwendigen Dokumentation und Verträge (AV-Vertrag etc.)

Hinweis zur Haftung und Auswahl der Tools

Bitte beachten Sie, dass die in diesem Beitrag aufgeführten Tools eine empfohlene Auswahl sind, die sich in der Praxis bewährt hat – eine erschöpfende Marktübersicht kann damit nicht ersetzt werden. (Stand: Herbst 2025 – Anbieter, Funktionen und Preise können sich ändern.)

Wir übernehmen keine rechtliche Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte. Dieser Beitrag dient der Information und ersten Orientierung. Für verbindliche rechtliche Einschätzungen empfehlen wir, eine qualifizierte Beratung durch Rechts- oder Datenschutzexperten in Anspruch zu nehmen.

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